Вкратце о тайм менеджменте
Тайм менеджмент - это умение эффективно использовать время.
У каждого из нас есть до 16 часов рабочего времени в течение суток, и это не так много, как может показаться.
Чтобы не тратить свое время зря, надо понимать две основные вещи:
1. Цель, с которой вы инвестируете свое время в тот или иное мероприятие.
2. Грамотный план своего времени, исходя из поставленной цели.
Цель как инструмент тайм менеджмента
Цель должна быть одновременно предпосылкой движения и навигатором. Все, что ты делаешь, должно приближать тебя к твоей цели.
Как можно чаще задавайте себе вопрос: "Что я делаю сегодня для приближения к моей цели?"
Для достижения своих профессиональных целей не обязательно сразу же открывать свой бизнес. Работая по найму, вы также можете приближаться к своим целям. Выберите работу, которая будет не только приносить прибыль, но и развивать ваши профессиональные способности. Тогда впоследствии вы станете востребованным специалистом или сможете заниматься собственным делом.
Несмотря на многочисленные советы "как стать миллионером за день", на самом деле их гораздо меньше. Более того, советы “что делать с миллионом” оказываются гораздо важнее. Вам понадобится большой опыт и знания, чтобы разумно распорядиться миллионом.
Инструменты тайм менеджмента
Что делать, когда перечень дел намного превышает имеющееся время? Если планы меняются настолько часто, что одна страница вашего дневника не может их все выдержать? Тогда вы понимаете, что использование дополнительных инструментов - это первая необходимость на пути к эффективному использованию времени.
На самом деле существует множество полезных инструментов тайм менеджмента, но нецелесообразно использовать их все одновременно - так вы только будете терять массу времени. Так что мы решили описать 5 инструментов-помощников на пути к успешному тайм менеджменту.
● Time Doctor
● Asana
● Trello
● Basecamp
● матрица Эйзенхауэра
1. Time Doctor
Time Doctor - это программа учета рабочего времени, которая тщательно следит за вашим рабочим процессом и помогает контролировать подчиненных. Как именно?
Включайте тайм трекер, как только начинаете работу, и не забудьте выключить по завершению. В течение этого периода времени программа будет делать скриншоты с неожиданной периодичностью. Также в конце дня вы увидите, когда вы работали эффективно, какие сайты посещали и программам пользовались.
Наблюдение за рабочим процессом позволит избежать массы недоразумений в коллективе. Итак, Time Doctor создает условия для улучшения деловых отношений и производительности труда.
2. Asana
Asana подойдет как для личного, так и для командного планирования. С помощью этой программы вы можете создавать различные проекты, а внутри них - планировать более мелкие задачи. Все созданные вами задания попадают в календарь, который помогает планировать время. С помощью добавления различных цветов проще найти проект, к которому относится то или иное задание.
Назначая ответственного, вы можете делегировать задачи членам своей команды, а также обсуждать их непосредственно в Asana.
3. Trello
Специалисты по тайм менеджменту чаще всего сравнивают программы Trello и Asana. Они обе позволят распределять все задачи на проекты, однако Trello позволяет отмечать каждое задание отдельным цветом. То есть задачи, которые относятся к трем проектам одновременно, будут выделены тремя цветами.
Также в этой программе удобно то, что она позволяет одновременно видеть все свои проекты на одной панели. Однако, чем больше у вас много задач, тем больше вероятность "потеряться". Все же простота планирования Trello привлекла уже больше 10 миллионов пользователей!
4. Basecamp
Basecamp - это простая и эффективная система управления проектами. Она содержит задачи, календарь, дискуссии, документы и тайминг проектов. Благодаря этим свойствам программа помогает эффективно выстроить коммуникацию с клиентами и общественную работу с партнерами.
Кроме того можно загрузить мобильное приложение Basecamp, чтобы иметь постоянный доступ к запланированным проектам.
5. Матрица Эйзенхауэра
С помощью этой простой матрицы 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр намеревался доказать, что не все, что мы делаем, стоит нашего времени. Итак, абсолютно все задачи он распределил по четырем категориям:
1) важные и срочные
2) просто важные
3) просто срочные
4) неважные и несрочные
Если доводить дела до первой категории - это превращается в лишний стресс. Идеально выполнять дела пока они просто важны, а потом уже переходить к срочным - они же важны, не так ли? Выполняя дела, занесенные в последнюю категорию, знайте - они только забирают ваше время. Неужели у вас не осталось больше важных дел?
Мы решили рассмотреть матрицу Эйзенхауэра сначала для правильного построения приоритетности заданий и избежания некоторых из них в принципе. Помните - чем меньше дел - тем проще их выполнять!
Вывод
Использование инструментов тайм-менеджмента - неотъемлемый шаг к улучшению производительности труда. С помощью программ, перечисленных выше, это становится проще, чем раньше.
Однако не зацикливайтесь на процессе планирования. Инструменты создают для того, чтобы облегчить ваш тайм менеджмент, а не тратить ваше время впустую. Также не пренебрегайте отдыхом.
Поймите, что правильный тайм менеджмент не имеет цели успеть все на свете. Тайм менеджмент о том, как успеть самое главное, и не забывать при этом наслаждаться жизнью!